Paramétrer l'application

Préparer la prise de rendez-vous

Avant toute chose, vous devez paramétrer Rendez-vous pour définir vos pages publiques et quelques autres options.

Par défaut vous arrivez sur une page vide où il vous est demandé Veuillez sélectionner ou créer une page. Cliquez donc sur une page depuis la barre latérale à gauche.

Appercu de la page#

Vous arrivez sur l'appercu de votre rendez-vous. Ce que vous voyez, c’est à quoi va ressembler la page publique de votre rendez-vous, la page web sur laquelle vos demandeur.euses vont pouvoir prendre rendez-vous avec vous sur des créneaux prédéfinis.

Paramétrer son rendez-vous#

Pour paramétrer la page, il faut cliquer sur les ... à coté du nom de la page dans la barre latérale de gauche.

• Publier en ligneou Arrêter le partage permet d’activer ou de désactiver la page et donc la possibilité de prendre des rendez-vous. Cela n’impacte pas les rendez-vous déjà pris.
• Voir le lien/URLpermet d’obtenir le lien de votre page publique et donc de la partager à vos demandeur.euses qui souhaitent prendre rendez-vous. Il est aussi possible d’encapsuler cette page en iframe pour la mettre dans un site…
• Ensuite il est possible de définir le nom interne de votre page, à noter qu’il s’agit simplement du nom sur le nuage Nextcloud pour vous et qu’il n’est pas affiché sur la page publique.
• Il est aussi possible de supprimer la page et donc d’enlever la possibilité de prendre des rendez-vous, cela n’impacte pas les rendez-vous déjà pris.
• paramètres Et enfin il est possible de paramétrer votre page publique. Ce paramétrage de votre page publique se découpe en plusieurs sections :

Agendas et Planification#

C’est la section principale qui permet de définir vos créneaux de rendez-vous. On a donc fait une page spéciale de documentation pour expliquer en profondeur comment définir des rendez-vous ↗

Informations de contact#

On trouve ici les informations générales de la page publique du rendez-vous :

• Nom : le titre du formulaire visible
• Adresse e-mail : l’adresse sur laquelle vous recevrez vos notifications de rendez-vous.
  • Attention : elle sera utilisée sur toutes les pages publiques que vous créez et pas seulement celle-ci.
• Emplacement : lieu du rendez-vous (lieu physique ou adresse de visioconférence)
• Téléphone : (optionnel) votre numéro de téléphone

E-mail et notifications#

Cette section permet de gérer les notifications qui vous seront envoyées lors de la prise d’un rendez-vous ainsi que l’envoie de mail aux personnes qui ont pris rendez-vous.

• joindre un fichier .ics : si cette case est cochée, la personne reçoit en pièce jointe un évènement qu’elle peut ajouter dans son propre agenda.
• Envoyer un email au participant en cas de modification ou de suppression de l’évènement : à cocher selon son besoin (mais c’est plutôt une bonne pratique).
• Me prévenir par email : à cocher selon son besoin et le risque de création des événements pour ne pas risquer la surcharge de notification.
• Ignorer l’étape de vérification de l’email : permet d’envoyer directement le mail de confirmation de rendez-vous : permet donc une fluidité si on a plusieurs RDV à prendre ou si on veut simplifier le parcours. En contrepartie, si la personne s’est trompé dans l’adresse mail, elle ne recevra pas l’email (mais elle est avertie au moment de la prise de rendez-vous qu’elle doit en recevoir un).

Paramètre du formulaire#

Vous trouverez dans cette section d’autres éléments de personnalisation supplémentaires.

• Titre du formulaire : ce qui apparaît juste au-dessus de “Date et heure” en dessous du nom de la page.
• Afficher vos prochains RDV : choisissez la période maximale affichée au demandeur. Ceci permet de remplir son agenda de créneaux sur une longue période sans que des gens puissent prendre rendez-vous pour dans trop longtemps.

Rappels#

Cette section permet de définir un rappel à envoyer par mail aux personnes qui ont pris un rendez-vous..

Un seul rappel est configurable. On choisit combien de temps avant le rendez-vous le demandeur doit recevoir un email. On peut également ajouter un texte à cet email.

Avancé#

Vous avez terminé l’essentiel du paramétrage. Voici les autres paramètres qui vous permettent d’aller plus loin.

• Vous pouvez modifier le titre visible sur la page publique avec des variable comme %N pour afficher le nom définie dans les information de contact, ou %O pour afficher le nom de l’organisation…
• vous pouvez spécifier une URL où la personne sera redirigée après avoir validé le formulaire.

Pages supplémentaires#

Vous voulez peut-être configurer plusieurs pages. Par exemple, vous avez 3 salles dont vous souhaitez gérer le planning d’occupation. Il vous faut donc un agenda par salle.

Par défaut, une seule page existe, et donc une seule séquence de rendez-vous est disponible, mais vous pouvez ajouter une page en cliquant sur le bouton + ajouter une nouvelle page depuis la barre latérale de gauche.

Ensuite, il suffit de reprendre le paramétrage comme décrit plus haut. Pensez à renommer votre page pour ne pas confondre de page, par exemple, “Salle 1”, “Salle 2”, “Salle 3”…

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