Collaborer à plusieurs

Travailler en équipe sur les mêmes documents

La clé, c’est de bien partager#

Nous avons vu dans la section Partager mes fichiers comment paramétrer les différents types de partage. Lorsque vous souhaitez partager un document, posez-vous a minima les questions suivantes :

• Qui doit pouvoir lire ce fichier ?
  • le monde entier : ➡️ lien de partage public
  • des personnes en dehors de mon organisation : ➡️ lien de partage public protégé par mot de passe
  • mon groupe de travail seulement : ➡️ partage à votre groupe d’utilisateurs Liiibre
• Les personnes pouvant lire le fichier doivent-elles pouvoir le modifier ?
  • si oui : ne pas oublier de cocher “Autoriser la modification”.

Pour un groupe de travail#

Le plus simple pour un groupe d’utilisateurs fixe est d’avoir un dossier commun partagé au groupe (idéalement, créé par un compte générique permanent). Tous les documents partagés dans ce dossier hériteront de ses paramètres de partage, qui pourront éventuellement être étendus - mais pas restreints.

Par exemple, imaginons qu’il existe un groupe d’utilisateurs contenant tous les salariés de votre orga, nommé MonOrga, et que vous faites également partie d’un groupe de travail groupe1 dont le dossier principal de travail est dossier_groupe1 comme suit :

├── dossier_groupe1           <-- partagé avec le groupe "groupe1"
│   ├── doc_confidentiel.odt  <-- aucun partage
│   ├── budget.xlsx           <-- Partagé avec le groupe "MonOrga"
│   ├── document public.pdf   <-- Partagé par lien public

• doc_confidentiel.odt hérite des paramètres de partage de dossier_groupe1, il est donc visible par groupe1.
• budget.xlsx hérite des paramètres de partage de dossier_groupe1, auxquel s’ajoute le partage au groupe MonOrga. Il est donc visible par tout MonOrga.
• document public.pdf hérite des paramètres de partage de dossier_groupe1, auxquel s’ajoute le partage public : il est donc visible par toute personne disposant du lien de partage public.

En simultané#

Voir les autres#

Pour travailler à plusieurs en même temps sur un même document, il suffit que chacun-e ouvre le document dans sa session. Sur un traitement de texte, il verra le curseur des autres :

Sur un tableur, il verra la ou les cases sélectionnées par les autres :

Et les modifications apportées par les autres personnes se verront de manière quasi-instantanée.

Messagerie instantanée#

Rien à voir votre application de messagerie Liiibre, mais chaque document embarque un petit “chat”. Vous pouvez y accéder :

• par ce petit bouton de la barre de gauche :

• ou par l’onglet Collaboration tout à droite :

Attention : ne comptez pas là-dessus pour des échanges pérennes, le chat est réinitialisé dès qu’il n’y a plus personne sur le document !

En asynchrone#

Pour travailler à plusieurs sur un même document traitement de texte dans des temporalités différentes, il peut être utile d’utiliser le suivi des modifications et les commentaires. Ces fonctionnalités se présentent un peu différemment dans OnlyOffice et dans Collabora, mais le principe est le même.

Commentaires#

Pour faire part de vos remarques ou questions à vos collaborateurs-ices, vous pouvez commenter le document:

• à l’échelle du document avec les commentaires Nextcloud,
• sur des parties précises avec les commentaires dans Collabora et dans OnlyOffice.

Commentaires Nextcloud#

Il est tout d’abord possible de commenter le document dans sa globalité avec l’onglet Commentaires du volet latéral Nextcloud.

Pour faire apparaître le volet latéral depuis l’interface d’édition collaborative :

1. Depuis l’application Fichiers : voir dans Partager mes fichiers
2. Depuis un document ouvert :

• dans Collabora, en allant dans Fichiers > Partager…

• dans OnlyOffice, en cliquant sur le bouton de partage en haut à droite :

Si vous n’êtes pas propriétaire du fichier, ce bouton n’apparaît pas, il vous faut alors fermer le document et faire apparaître le panneau depuis la liste des fichiers.

Une fois le volet ouvert, il suffit de passer de l’onglet Partage à l’onglet Commentaires :

Dans OnlyOffice#

Pour ajouter un commentaire dans OnlyOffice, pas moins de trois possibilités !

• vous pouvez passer par le bandeau Insertion et cliquer sur Commentaire, ce qui ajoutera un commentaire à l’endroit de votre curseur ou de votre sélection ;
• vous pouvez passer par le bandeau Collaboration et cliquer sur Ajouter un commentaire ;
• vous pouvez enfin faire un clic-droit directement à l’endroit concerné et cliquer sur “Ajouter un commentaire”.

Un avantage d’OnlyOffice est qu’il permet de mentionner des personnes dans un commentaire avec +. Cette information apparaîtra dans les notifications Nextcloud de la personne mentionnée.

Comme dans Collabora, y répondre crée un fil de commentaires, et il est possible de les modifier ✏️, supprimer 🗑️ ou résoudre ✅️.

Vous pouvez résoudre tous les commentaires d’un coup depuis le bandeau Collaboration > Résoudre :

Pour afficher les commentaires résolus, encore un dernier endroit à connaître : la barre de gauche et son bouton 💬️. Vous y retrouverez la totalité des commentaires du document et vous pourrez les basculer de résolu à non-résolu et en supprimer définitivement.

Dans Collabora#

Rendez-vous dans le menu dans Insertion > Commentaire. Un commentaire s’ajoutera sur la partie sélectionnée du texte ou, à défaut, à l’endroit de votre curseur.

Il est ensuite possible de discuter par commentaires interposés, ce qui crée un fil de commentaires :

Vous avez remarqué dans le gif ci-dessus que pour répondre à un commentaire, il fallait cliquer sur les ... verticaux, ce qui ouvre un menu. Outre Répondre, vous y trouverez de quoi supprimer un commentaire ou tout le fil de commentaires, mais également Résoudre et Résoudre le fil. Résoudre signifie que ces commentaires n’ont plus lieu d’être et qu’ils seront supprimés… en apparence seulement : contrairement aux commentaires réellement supprimés, ils restent consultables si l’on coche Affichage > Commentaires résolus.

Suivi de modifications (traitement de texte uniquement)#

Le suivi des modifications est une fonctionnalité des documents traitement de texte qui existait avant l’édition collaborative (vérifiez sur votre suite bureautique locale !), mais qui prend tout son sens avec celle-ci. Il s’agit de garder une trace des modifications apportées sur un document, dans le but de pouvoir les discuter, les accepter ou les rejeter.

Avec OnlyOffice#

Tout se passe dans le bandeau Collaboration.

Activer/désactiver le suivi des modifications#

Le bouton Suivi des modifications possède 4 modes qui permettent de basculer en mode “suivi des modifications” soi-même ou bien tous les collaborateurs de ce document.

Effectuer une modification suivie#

Dans le mode suivi des modifications, faites vos modifications normalement : tous vos ajouts apparaîtrons d’une certaine couleur et soulignés, vos suppressions montrerons le texte supprimé barré, etc.

Consulter et accepter/rejeter les modifications#

Lorsqu’on place son curseur sur une modification, la bulle d’information de celle-ci apparaît et il est possible de l’accepter ✅️ ou de la refuser ❌️. On peut aussi parcourir les modifications et les accepter/refuser une par une ou en bloc avec le bandeau Collaboration :

Affichage#

OnlyOffice a différent modes d’affichages des modifications :

• Balisage et ballons : pour voir toutes les modifications et leurs commentaires
• Balisage uniquement : pour voir uniquement les modifications
• Final : voir le document “comme si” toutes les modifications étaient acceptées
• Original : voir le document “comme si” toutes les modifications étaient rejetées

Avec Collabora#

Activer/désactiver le suivi des modifications#

Pour basculer du mode normal au mode “suivi des modifications”, allez dans Edition > Suivi des modifications et cliquez sur Enregistrer. S’il y a une checkmark ✅️, le suivi est activé, sinon il est désactivé.

Effectuer une modification suivie#

Dans le mode suivi des modifications, faites vos modifications normalement : tous vos ajouts apparaîtrons d’une certaine couleur et soulignés, vos suppressions montrerons le texte supprimé barré, etc.

Consulter et accepter/rejeter les modifications#

Pour chaque modification visible sur le document, vous pouvez faire clic droit pour accepter ou rejeter la modification.

• Accepter une modification signifie qu’elle est réellement appliquée au document, elle cesse d’être visible comme modification.
• Rejeter une modification signifie qu’on annule ses effets.

Il est également possible de passer en revue toutes les modifications du document, y ajouter des commentaires, et les accepter ou les rejeter en bloc. Pour cela, se rendre dans Edition > Suivi des modifications > Gérer….

Pour accepter toutes les modifications, cliquez sur Tout accepter ; au contraire pour tout rejeter cliquez sur Tout rejeter. Un clic droit sur chaque modification vous permet d’y ajouter un commentaire à destination des autres collaborateurs, par exemple pour expliquer cette modification ou poser une question.

Affichage#

Il est possible d’afficher le document “comme si” toutes les modifications avaient été prises en compte : pour cela, il faut cocher Edition > Suivi des modifications > Afficher.

Quels droits ?#

Mais au fait, qui a le droit de faire quoi dans tout ça ? 🤔️

Eh bien, il n’y a pas actuellement de gestion fine de ces droits dans Collabora ni dans OnlyOffice :

• les personnes ayant accès au document en écriture dans Nextcloud ont le droit de :
  • le modifier,
  • commenter,
  • proposer des modifications,
  • valider des modifications.
• Les personnes ayant accès au document en lecture seule pourront seulement utiliser les commentaires Nextcloud.

Dans la prochaine fiche, nous verrons comment imprimer un document.

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