☎️ Gérer et partager ses contacts

Gérer et partager ses contacts

Définition#

L’application Contact est un répertoire de contacts. Il est important de préciser qu’elle n’est pas liée au SSO de votre nuage. Ainsi si vous souhaitez enregistrer le contact d’un.e nouvel.le utilisateur.ice sur le nuage, vous devez créer (ou importer) sa fiche contact, celle-ci ne se crée pas automatiquement.

Carnets d’adresse#

Regroupement de plusieurs contacts que vous avez importés dans votre application ou qui vous a été partagé par une autre personne. Seuls les carnets d’adresse peuvent être partagé à d’autres utilisateur.ices. Lors du partage du carnet d’adresse, on ne peut pas choisir quel contact on souhaite partager, c’est ou tout ou rien.

La notion de carnet d’adresse n’apparait pas dans le menu latéral de gauche. A cet endroit seuls les groupes de contacts apparaissent. Afin de trouver les différents carnets d’adresse ou de pouvoir les importer, cliquez dans “paramètres de contact” en bas du menu de gauche.

Groupes de contacts#

Regroupement de contacts selon des thématiques que vous avez choisi. On ne peut pas partager un groupe de contact (le partage du contact ne se fait que via le carnet d’adresse). Un contact peut être dans un ou plusieurs groupes.

Cercles#

Cette option ne doit pas être utilisée sur le nuage. Nous avons constaté qu’elle génère des perturbations avec notre infrastructure. Pour partager des documents ou des dossiers à d’autres personnes, utilisez le partage via les groupes d’utilisateurs de votre nuage.

Ajouter un contact#

L’ajout de contact peut se faire manuellement ou via un import.

Ajout de façon manuelle#

Chaque contact se rentre alors individuellement.

Cliquez sur le bouton en haut du menu latéral de droite “Nouveau contact” et remplissez les différentes cases.

Vous pouvez ajouter des champs supplémentaires à la fiche de contact en cliquant sur “ajouter plus d’informations”.

Si vous rentrez une date d’anniversaire pour le contact. Vous pouvez choisir de l’exclure de l’agenda d’anniversaire en cliquant sur les “…” à côté du bouton enregistrer au niveau des cases pour entrer le nom du contact.

Pensez à bien scroller pour descendre en bas de la fenêtre, vous trouverez alors les mentions “carnets d’adresses” et “groupes de contacts”

Pour Carnets d’adresses : vous ne pouvez sélectionner qu’un seul carnet d’adresses. La répartition au sein de différents carnets d’adresses est surtout intéressante en cas de partage de contact.

Pour “Groupes de contacts” : vous pouvez sélectionner plusieurs groupes de contact par contact. Ainsi si vous avez à rechercher le contact via une ou plusieurs thématiques spécifiques, vous pourrez le retrouver plus facilement.

Ajout via un import#

Pour importer un contact ou un carnet d’adresses, ceux-ci doivent impérativement être au format carte de visite. Il s’agit d’un format particulier en .vcf

Il n’est malheureusement pas possible d’importer un fichier de type .xls ou .csv.

Pour importer le carnet d’adresse, cliquez en bas du menu latéral de droite sur “paramètres de Contacts”, puis sur “Carnets d’adresses”. Scrollez pour voir le bas de la fenêtre pop up et cliquez sur le bouton “importer des contacts” Vous pouvez alors soit sélectionner un fichier sur votre ordinateur, soit un fichier qui serait déjà sur le nuage.

A noter : Pour générer un fichier en .vcf, vous pouvez passer par l’application thunderbird qui permet de convertir un fichier type .xls ou .csv en format carte de visite.

Modifier un contact#

Pour ajouter d’autres champs dans la fiche d’un contact fiche, reportez vous à la section “ajouter un contact” –> “ajout de façon manuelle”.

Pour ajouter un contact dans un groupe de contacts. Reportez-vous à la section “gérer les groupes de contacts”

Vous ne pouvez modifier un contact que si c’est vous qui l’avez importé ou créé. Ainsi vous ne pouvez pas modifier un contact qui vous a été partagé.

Si vous devez modifier ce contact en ajoutant des informations spécifiques, vous devrez alors créer un nouveau contact.

Gérer les groupes de contacts#

Créer un groupe de contact#

Dans le menu à gauche de votre écran, dans la section “Groupes de contacts”, cliquez sur le “+”. Indiquez alors le nom du groupe de contact que vous souhaitez créer.

Mettre un contact dans un groupe de contacts#

Prérequis :

• Vous devez être à l’origine de la création de la fiche de contact.
• le ou les groupes de contacts où vous souhaitez mettre le contact doivent avoir été créé au préalable.

Si vous êtes le créateur de la fiche, en cliquant sur la fiche du contact, la fonction “editer” apparait.

Cliquez sur la fonction éditer. Descendez tout en bas de la fiche. Une section apparaît précisant les groupes de contacts où le contact est présent, inscrivez le ou les groupes où vous souhaitez voir apparaitre le contact.

Partager ses contacts#

Le partage de contact se fait uniquement via le carnet d’adresses et non pas via les groupes de contact.

La notion de carnet d’adresses ne s’affiche pas dans votre menu à gauche, dans ce menu, vous ne voyez que les groupes de contact.

Un carnet d’adresses peut être partagé à un.e autre utilisateurice du nuage ou à un groupe d’utilisateurices du nuage.

Pour partager un carnet d’adresses, cliquez sur –> “Paramètres de contact” en bas du menu à droite puis –> “Carnets d’adresses”.

Ensuite mettez-vous sur la ligne du carnet d’adresses, et cliquez sur le symbole “partage” (la fourche). Un petit encadré apparait alors. Ecrivez le nom de l’utilisateurice ou le nom du groupe d’utilisateurices à qui vous souhaitez partager ce carnet d’adresses.

A noter : Le partage de carnets d’adresses se fait en intégralité. Il n’est pas possible de choisir de partager uniquement certains contacts du carnet d’adresses. On ne peut pas partager que certains contacts d’un carnets d’adresses, c’est ou tout le carnet ou rien.

Si vous souhaitez ne partager que certains contacts du carnet d’adresses, vous devrez alors créer un carnet d’adresses spécifique avec uniquement ces contacts à l’intérieur. Vous devrez télécharger le carnet d’adresses sur votre ordinateur, faire votre tri, puis réimporter le carnet d’adresses sur le nuage.

Synchroniser ses contacts#

Il est possible d’importer et de synchroniser l’application contact sur votre mobile. Vos contacts gérés sur Nextcloud peuvent alors compléter voir remplacer vos précédents contacts.

Pour synchroniser vos contacts, vous pouvez utiliser la même procédure que pour l’agenda : Rendez-vous sur cette fiche technique