📋 S'organiser avec Deck

S'organiser avec Deck

Introduction#

Deck est une application Nextcloud qui permet de faire de l’organisation en Kanban, c’est-à-dire avec des cartes organisées en colonnes que l’on peut déplacer de l’une à l’autre.

Ce genre de système, qu’on retrouve par exemple chez Trello, permet un grand nombre de cas d’usage, comme de la gestion de tâches mais également de l’organisation mentale concernant des relations clients, fournisseurs, ou encore du brainstorming.

Comme les autres applications, elle est accessible dans la barre du haut en cliquant sur Deck :

Créer son premier tableau#

Deck fonctionne avec des tableaux qui contiennent des listes, elles-même contenant des cartes. Chaque tableau peut correspondre à une thématique, un projet, ou autre chose, en fonction de comment vous souhaitez vous organiser.

Lorsque vous arrivez sur l’application Deck, vous voyez la page “Cartes à venir”. Il y a un petit menu “burger” en haut à gauche, cliquez dessus pour ouvrir le panneau latéral gauche et cliquez sur “+ Ajouter un tableau”. Tapez alors le nom de votre tableau et validez avec Entrée ou en cliquant sur la flèche de validation.

Créer les listes#

Cliquez ensuite simplement sur le tableau qui vient d’apparaître dans le volet de gauche, pour l’afficher dans l’espace central. Pour l’instant, il est vide et vous êtes invité-e à créer une première liste :

Tapez le nom de votre première liste (par exemple, si ce tableau sert à suivre l’avancement de tâches, “A faire"). Vous pouvez ensuite ajouter d’autres listes avec le + en haut à droite.

Changer l’ordre des listes#

Les listes peuvent elles aussi se déplacer par “glisser-déposer” (drag and drop) en cliquant sur leur nom, en maintenant le clic enfoncé puis en déplaçant le curseur à l’endroit souhaité.

Configurer un tableau#

Partager un tableau#

Pour inviter de nouvelles personnes sur le tableau, nous allons regarder du côté des options de partage, comme pour les fichiers. Ouvrez le volet de droite en cliquant sur l’icône avec un menu “burger” et une silhouette. L’onglet “Partage” est déjà sélectionné, vous retrouvez le champ de partage que vous connaissez et vous pouvez taper le nom d’une personne ou d’un groupe.

Les étiquettes#

Les étiquettes de carte permettent de catégoriser les cartes en thématiques ou autres caractéristiques de votre choix. Chaque tableau peut avoir ses propres étiquettes qui sont configurables à souhait.

Pour configurer les étiquettes, ouvrez le volet de droite en cliquant sur l’icône avec un menu “burger” et une silhouette, puis sélectionnez l’onglet Etiquettes.

Les étiquettes ci-dessous sont celles par défaut, elles ont trait à l’état des tâches. On peut imaginer d’autres usages comme le service concerné.

Vous pouvez :

• modifier leur nom et/ou leur couleur : en cliquant sur le crayon ✏️ sur la ligne de l’étiquette ciblée
• les supprimer : en cliquant sur la poubelle 🗑️ sur la ligne de l’étiquette ciblée
• En ajouter de nouvelles : en cliquant sur “Ajouter une nouvelle étiquette” puis en choisissant un nom et une couleur.

Créer la carte#

Dans les listes de votre tableau, vous allez pouvoir ajouter des cartes. Celles-ci représenteront ce que vous voulez : des tâches, des personnes…

Pour créer une carte dans une liste, cliquez sur le + à droite du titre de la liste, puis tapez un nom pour votre carte.

Compléter son contenu#

Une fois créée, la carte s’ouvre automatiquement dans le volet de droite. Vous pouvez choisir de changer ce comportement en cliquant sur le carré fléché à droite du titre de la carte :

La carte est structurée ainsi :

Description

Pour donner des informations supplémentaires à cette carte, l’élément le plus simple est la description : cliquez sur l’icône ✏️ pour ajouter du contenu. Lorsque vous avez terminé, cliquez n’importe où en dehors ou bien sur l’icône 👁️ pour enregistrer le contenu.

Intergir avec une carte#

Déplacer la carte#

Un intérêt de l’organisation en colonnes est de pouvoir déplacer les cartes d’une colonne à l’autre en fonction de leur évolution. Pour cela, deux façons de faire :

1. En cliquant sur les ... de la carte puis “Déplacer la carte” et sélectionner la colonne ciblée. Cela permet même de déplacer la carte sur un autre tableau !

2. Si la colonne ciblée n’est pas loin, on peut se simplifier la vie et “glisser-déposer” ("drag and drop") la carte : cliquer n’importe où sur la carte (en dehors de son titre et des ...), et sans relâcher le clic, déplacer la souris sur la colonne ciblée.

L’assigner à des responsables#

Une carte peut être attribuée à un ou plusieurs utilisateurs. Ceci a pour effet de faire apparaître la carte dans la vue “Cartes à venir” de la personne concernée, si une date est précisée.

Insérer une liste de tâches#

Pour insérer une liste de sous-tâches dans la carte, il faut une syntaxe particulière dans la description :

- [x] tâche 1
- [ ] tâche 2

• tâche 3

donne des cases à cocher :

L’état de ces tâches est visible pour chaque carte dans le tableau :

Définir une date#

Ce champ permet d’associer une date et une heure à la carte. On peut se servir de ce champ très librement : pour définir une date d’échéance finale, d’échéance intermédiaire pour une prochaine étape, de rendez-vous…

Pour supprimer la date, cliquez sur la poubelle à droite du champ.

Joindre des éléments#

Joindre un document Nextcloud ou une autre carte

Deck a la notion de “projet” qui permet d’attacher à une carte :

• des fichiers de l’application Fichiers
• d’autres cartes du Deck

Joindre un autre document

On peut également joindre des fichiers externes en allant dans l’onglet Pièces jointes de la carte puis en cliquant sur “Téléverser de nouveaux fichiers”.

Associer une etiquette#

Vous pouvez ajouter des étiquettes à votre carte. Les étiquettes permettent de classer vos cartes en différentes catégories.

Ecrire un commentaire#

Il est possible de commenter les cartes avec le système de commentaires Nextcloud. On peut y mentionner des utilisateurs avec @, ils recevront une notification.

Supprimer une carte#

Supprimer une carte peut servir en cas d’erreur ou de changement de programme. Pour supprimer une carte, il suffit de cliquer sur les ... de la carte et de sélectionner “Supprimer la carte”.

Pour annuler la suppression, il faut aller dans les détails du tableau, tout en haut à droite de l’écran :

On retrouve dans l’onglet Elements supprimés les cartes et les listes supprimées, et il est possible de les restaurer en cliquant sur la petite flèche circulaire ↩️.

Archiver une carte#

Archiver une carte sert plutôt à ne plus visualiser des cartes bien qu’elles aient eu une utilité par le passé, pour libérer de la place. Pour archiver une carte, il faut sélectionner Archiver la carte dans le menu de carte ....

On peut afficher les cartes archivées dans les ... du tableau, en haut à droite, en sélectionnant “Afficher les cartes archivées”.

Dans la prochaine fiche, nous verrons comment gérer et partager ses contacts.