Partager des fichiers

Comment partager des documents sur Nextcloud ?

Nextcloud permet de partager les documents de diverses façons qui couvrent les besoins usuels. Ces fonctionnalités sont accessibles dans l’onglet “Partage” du volet latéral de droite.

Pour faire apparaître le volet de droite, sur la ligne d’un document, cliquez sur les “…” puis sur Ouvrir les détails ou directement sur l’icône de partage (à la gauche des “…")

Affichage des dossiers partagés#

• Le premier dossier, m’appartient et n’est pas partagé. Visuellement l’icone du dossier n’en contient pas d’autre. L’icone de partage n’indique pas “Partagé”.
• Le deuxième dossier, m’appartient et est partagé à un utilisateur. Visuellement l’icone du dossier contient une icone de partage. L’icone de partage indique “Partagé”.
• Le troisième dossier, m’appartient et est partagé à un groupe. Visuellement l’icone du dossier contient une icone de partage. L’icone de partage change pour un groupe de personnes et indique “Partagé”.
• Le quatrième dossier, m’appartient et est partagé en externe via un lien de partage. Visuellement l’icone du dossier contient une icone de partage par lien. L’icone de partage change pour un lien et indique “Partagé”.
• Le cinquième dossier, ne m’appartient pas. Il m’est partagé par un autre utilisateur. Visuellement l’icone du dossier contient une icone de partage. L’icone de partage est remplacé par l’image du profil du propriétaire du dossier et indique “Partagé”.

Partages internes#

Dans l’onglet “Partage”, dans la section “Partages internes” tapez dans le champ texte le nom de l’utilisateur·ices à qui vous souhaitez partager le document, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante.

Il est également possible de mentionner un groupe d’utilisateurs·ices. On reconnaît les groupes par l’icône de groupe 👥️ qui apparaît à leur droite.

Vidéo détaillée#

Paramètrer et annuler un partage en interne#

Une fois la personne ajoutée, vous pouvez personnaliser le type de partage en cliquant sur ... :

• Définir une date d’expiration permet de ne partager le document qu’un certain laps de temps.
• Autoriser le téléchargement et la synchronisation permet de télécharger localement le contenu du partage ansi que le synchroniser grâce à un client de synchronisation.
• Note au destinataire permet d’ajouter une note à la notification de partage.
• Permissions personnalisées permet de définir plus finement les droits accordés sur le partage.
  • Lire (droit minimal de tout partage)
  • Créer
  • Modifier
  • Partager
  • Supprimer

Pour retirer le partage cliquer sur Supprimer le partage.

Renommer mon fichier partagé ?#

Si vous renommez un fichier (ou un dossier) que vous avez partagé avec d’autres personnes, ces dernières ne verront pas le nouveau nom. Ce n’est pas un bug : c’est le fonctionnement voulu par Nextcloud. En effet, Nextcloud considère que chaque personne gère ses fichiers partagés de manière souveraine sans affecter les autres.

Néanmoins cela peut surprendre ! Une solution pour pallier ceci est d’annuler le partage, de renommer l’élément puis de le repartager.

Une longue discussion à ce sujet🇬🇧️ est ouverte si le sujet vous intéresse.

Partage avec l’extérieur#

Pour que quiconque ait accès au document, sans nécessairement être identifié, vous pouvez créer un lien de partage public.

Il ne vous reste plus qu’à transmettre ce lien aux personnes concernées pour qu’elles y aient accès.

Vous pouvez également renseigner une adresse email pour envoyer un lien de partage par mail au destinataire.

Définir les paramètres d’un partage avec l’extérieur et l’annuler#

Une fois le lien de partage créé, vous pouvez personnaliser le type de partage en cliquant sur ... :

• “Personnaliser le lien” pour définir les paramètres du partage externe.
• “Générer un QR code” permet de partager le lien via un QR code, pratique pour les utilisateurs mobiles.
• “Ajouter un autre lien” pour créer un lien de partage supplémentaire, avec un paramétrage potentiellement différent.
• “Ne plus partager” pour supprimer ce lien de partage.

Cliquer sur “Personnaliser le lien” pour afficher les options suivantes :

• “Libellé du partage” permet de donner un nom à ce lien de partage, utile différencier les liens quand plusieurs sont créés.
• “Définir un mot de passe” est utile pour partager un document avec des personnes non-authentifiées, tout en protégeant le document du tout-venant.
• “Définir une date d’expiration” permet de ne partager l’élément que sur une durée limitée.
• “Masquer le téléchargement” empêche la personne de télécharger le document : elle ne pourra que le visualiser.
• “Note au destinataire” permet d’afficher un message au destinataire du partage.
• “Afficher les fichiers dans la vue en grille” le destinataire vera les fichiers affichés en vue grille plutôt qu’en vue liste (par défaut).
• “Permissions personnalisées” permet d’activer ou désactiver les droits de “Lire”, “Créer”, “Modifier”, “Supprimer”.

Vidéo détaillée#

Gérer ce qu’on me partage#

Lorsque quelqu’un partage un document (ou un dossier) en interne avec vous, de votre côté, il se passe deux choses :

1. vous recevez une notification Nextcloud ;

2. Le document apparaît à la racine de votre application Fichiers.

Peut-être que ça ne vous convient pas que ce fichier (ou dossier) soit directement à la racine ? Dans ce cas, vous pouvez tout à fait le déplacer dans un dossier personnel, ça n’affectera en rien le partage.

Vous pouvez également le renommer, ce qui n’aura d’effet que pour vous : si on vous a partagé le document bilan compta.xlsx et que pour une question d’organisation personnelle, vous préférez le renommer en un plus explicite bilan compta 2021 service XXX, le fichier n’apparaîtra ainsi qu’à vos yeux, et restera bilan compta.xlsx pour les autres.

N’oubliez pas qu’il est beaucoup plus pratique de travailler avec des dossiers partagés à l’échelle d’une équipe, à l’intérieur desquels tous les documents héritent du partage. Dans ce cas, si vous renommez un document dans le dossier partagé, le renommage sera effectif pour tout le monde.

Questions / Réponses#

Dans la prochaine fiche, nous verrons comment transférer la propriété d’un fichier ou d’un dossier.